1. Quién responde por sus datos y en qué calidad
Esta política es de AssistProf LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida bajo las leyes del estado de Florida, Estados Unidos de América, que opera Probanza como uno de sus productos digitales.
- Correo electrónico para asuntos de datos personales: datos@probanza.app
- Sitio web: probanza.app
- Domicilio: estado de Florida, Estados Unidos de América
Probanza se opera desde fuera de Colombia. AssistProf LLC no es una sociedad colombiana, de modo que los datos personales que usted entrega se tratan, al menos en parte, fuera del territorio colombiano. La Ley 1581 de 2012 sigue aplicando a ese tratamiento porque el servicio se dirige a personas y empresas en Colombia, y AssistProf LLC se somete voluntariamente a esa ley, a la competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio y a la de los jueces colombianos. Usted no tiene que reclamar en Estados Unidos. El punto 10.3 explica en detalle qué implica que la operación esté fuera del país.
Probanza cumple dos papeles distintos frente a los datos personales. Conviene entenderlos desde el principio, porque de eso depende quién decide qué y a quién le reclama usted.
- Datos de la cuenta del cliente. Son los datos del negocio o de la persona natural que abre la cuenta, de quien la administra, de su equipo, más la facturación y el uso del servicio. Frente a esos datos Probanza es la responsable del tratamiento: nosotros decidimos para qué se usan.
- Datos de la persona evaluada. Son los datos del candidato o del empleado que el cliente decide verificar. Frente a esos datos la empresa cliente es la responsable del tratamiento y Probanza es la encargada: el cliente decide a quién verifica, para qué y qué hace con el informe; Probanza trata esos datos por cuenta de él, siguiendo sus instrucciones y dentro de lo que permite la ley.
Ser encargada no convierte a Probanza en un simple intermediario. La Ley 1581 de 2012 le impone al encargado deberes propios —guardar la información con seguridad, mantener la confidencialidad, atender consultas y reclamos de los titulares, aplicar las medidas de la ley— y Probanza responde por esos deberes aunque el responsable sea el cliente.
Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 y de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Aplica a todos los datos personales que Probanza recoge, guarda, usa, circula o suprime, en cualquiera de las dos calidades.
Probanza es una empresa privada. No es una autoridad, no representa al Estado y no tiene convenio, respaldo ni autorización especial de la Policía Nacional, la Procuraduría, la Contraloría, la Rama Judicial, la Registraduría, el RUNT, el SIMIT ni de ninguna otra entidad pública. Solo consulta la información que esas entidades publican para consulta del público.
2. Qué es Probanza y para qué existe
Probanza es una aplicación web que permite a negocios pequeños en Colombia —tiendas de barrio, fincas, hoteles, restaurantes— y a personas naturales que contratan, revisar los antecedentes públicos de un candidato o de un empleado antes o durante la relación laboral.
Con Probanza, un negocio puede:
- Consultar información pública en fuentes oficiales colombianas y en listas internacionales.
- Aplicar pruebas de perfilación de integridad y riesgo de fraude.
- Verificar la experiencia laboral que la persona reportó, llamando a sus empleadores anteriores.
- Verificar la identidad con una selfie, la cédula y una prueba de vida (biometría).
- Capacitar a su equipo en ciberseguridad con el curso anual Equipo Seguro, que incluye evaluación y certificado.
- Recibir denuncias anónimas de su propio equipo a través de un canal interno.
Probanza no toma decisiones de contratación, no recomienda contratar o no contratar, y no califica a las personas como aptas o no aptas. Entrega información y un puntaje de referencia. La decisión es siempre del empleador, es humana y queda registrada en la auditoría de la plataforma.
3. Definiciones que conviene tener claras
- Titular: la persona natural dueña de los datos. En Probanza hay dos tipos de titular: el usuario de la empresa cliente y la persona evaluada (candidato o empleado).
- Responsable: quien decide para qué y cómo se tratan los datos. Probanza es responsable de los datos de la cuenta de su cliente. La empresa cliente es responsable de los datos de las personas que evalúa.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable y siguiendo sus instrucciones. Probanza es encargada de los datos de las personas evaluadas. Los proveedores de tecnología de Probanza también son encargados.
- Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, y que por ley está disponible para consulta del público.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación. El artículo 5 de la Ley 1581 los enumera.
- Autorización: el permiso previo, expreso e informado que da el titular para que sus datos sean tratados.
- Aviso de privacidad: la comunicación corta que se le entrega al titular cuando no es posible poner esta política completa a su disposición en ese momento.
4. Qué datos recogemos de la empresa cliente
Cuando un negocio o una persona natural abre una cuenta en Probanza, recogemos:
- Nombre del negocio y, si aplica, NIT o número de documento de la persona natural que contrata.
- Nombre y apellidos de quien administra la cuenta.
- Correo electrónico y número de celular.
- Ciudad y actividad del negocio.
- Datos de facturación y del medio de pago. Los datos de la tarjeta o de la cuenta los procesa directamente la pasarela de pagos; Probanza no almacena números completos de tarjeta.
- Datos técnicos de uso: fecha y hora de ingreso, dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, y registro de las acciones hechas dentro de la plataforma.
Finalidades de estos datos:
- Crear y administrar la cuenta, y permitir el ingreso seguro.
- Prestar los servicios contratados y llevar el historial de consultas de la cuenta.
- Facturar, cobrar y atender temas de pago.
- Atender solicitudes de soporte, peticiones, quejas y reclamos, conforme a la Ley 1480 de 2011.
- Enviar comunicaciones sobre el servicio: avisos de facturación, cambios de la plataforma, alertas de seguridad y recordatorios del ciclo anual del curso Equipo Seguro.
- Enviar información comercial sobre productos de Probanza, solo si el usuario lo aceptó. Puede retirar esa aceptación cuando quiera, sin que eso afecte el servicio.
- Prevenir el uso indebido y fraudulento de la plataforma, y dejar rastro de quién hizo cada consulta.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
5. Qué datos tratamos de la persona evaluada
La persona evaluada es el candidato o el empleado sobre quien la empresa cliente pide una verificación. Estos son los datos que pueden llegar a tratarse, según los servicios que la empresa haya contratado.
5.1 Datos que aporta la persona o la empresa
- Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad.
- Fecha de nacimiento.
- Correo electrónico y número de celular, para invitarla al portal del candidato.
- Ciudad de residencia.
- Cargo al que aspira o que ocupa, y fecha de ingreso si ya es empleado.
- Historia laboral declarada: empresas, cargos, fechas y datos de contacto de referencias.
- Documentos que la persona cargue voluntariamente en su portal, como hoja de vida o certificaciones.
- Nombres o direcciones de sus perfiles públicos en redes sociales, únicamente si la persona decide aportarlos. Es un paso opcional: la persona puede dejarlo en blanco y la verificación sigue. Solo se mira contenido que ella misma publicó de forma pública, y aplican los límites del punto 7.
- Placa de vehículo y número de licencia de conducción, cuando el cargo lo requiere.
5.2 Datos biométricos de verificación de identidad
- Fotografía tipo selfie.
- Imagen del documento de identidad por ambas caras.
- Resultado de la prueba de vida: si el sistema confirmó que hay una persona real frente a la cámara y si el rostro coincide con el del documento.
Los datos biométricos son datos sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581. Por eso solo se capturan si la persona da su autorización expresa para ese fin específico, se usan únicamente para confirmar que es quien dice ser, y no se usan para inferir nada sobre su origen étnico, su salud ni ninguna otra característica. La persona puede negarse a la biometría; en ese caso la verificación se hace sin ella y así queda anotado.
5.3 Resultados de consultas en fuentes públicas
Probanza consulta el nombre y el número de documento de la persona en fuentes oficiales colombianas de acceso público y en listas internacionales, y guarda lo que la fuente responde:
- Policía Nacional: antecedentes penales.
- Procuraduría General de la Nación: antecedentes disciplinarios.
- Contraloría General de la República: responsabilidad fiscal.
- Rama Judicial: procesos judiciales.
- Registraduría Nacional del Estado Civil: vigencia de la cédula.
- RUES: matrículas y registros mercantiles.
- RUNT: vehículos y licencias de conducción.
- SIMIT: multas de tránsito.
- Procesos de insolvencia y boletín de deudores morosos del Estado.
- Listas internacionales de control: OFAC, Naciones Unidas, Unión Europea, Interpol y listas de personas expuestas políticamente (PEP).
Probanza no crea ni administra esta información. Tampoco puede corregirla en la fuente. Si un dato en una entidad oficial está equivocado, la corrección se pide a esa entidad; Probanza puede actualizar el resultado en su plataforma cuando la fuente cambie.
5.4 Resultado de la perfilación de integridad
- Respuestas al cuestionario de perfilación.
- Puntajes de las escalas de integridad y de riesgo de fraude en el trabajo.
5.5 Verificación de experiencia laboral
- Nombre de la empresa contactada y de la persona que atendió la llamada.
- Fecha y hora de la llamada.
- Si el empleador anterior confirmó, corrigió o no pudo confirmar el cargo y las fechas.
- Observaciones que el empleador anterior haya querido dejar por escrito.
5.6 Curso Equipo Seguro
- Avance por módulo y fecha de finalización.
- Resultado de la evaluación y certificado emitido a nombre de la persona.
5.7 Finalidades del tratamiento de los datos de la persona evaluada
- Confirmar la identidad de la persona.
- Consultar y consolidar en un informe la información pública que existe sobre ella en las fuentes indicadas.
- Verificar que la experiencia laboral que reportó corresponde con lo que dicen sus empleadores anteriores.
- Entregar a la empresa cliente un informe de apoyo para su proceso de selección o de gestión de riesgo interno.
- Dictar la capacitación de Equipo Seguro y certificar quién la completó.
- Guardar la evidencia de qué se consultó, cuándo y quién lo pidió, para poder responderle a la propia persona si pregunta o reclama, y para responder a una autoridad si la requiere.
Los datos de la persona evaluada no se usan para ninguna otra finalidad. Probanza no los vende, no los alquila, no los comparte con otras empresas clientes ni arma con ellos listas, bases de reputación, puntajes compartidos o productos de mercadeo. La única excepción son las cifras agregadas y anonimizadas de operación —cuántas consultas se hicieron en un mes, qué fuentes fallaron más— que ya no permiten identificar a nadie y que usamos para mejorar el servicio.
6. La autorización del titular es requisito previo e indispensable
Ninguna verificación empieza sin la autorización de la persona evaluada. No es un trámite opcional ni una casilla que se pueda saltar.
- La autorización se pide antes de la primera consulta, no después.
- Hay dos formas de dejarla registrada. La primera: la persona la otorga ella misma en el portal del candidato, en el primer paso, con lenguaje claro sobre qué se va a consultar, para qué, quién lo pidió y cuáles son sus derechos. La segunda: la empresa cliente adjunta el documento de autorización firmado por la persona.
- En los dos casos queda registrada con fecha y hora, y se conserva como prueba.
- Sin una de las dos, la plataforma no ejecuta la consulta.
- Autorizar es libre. La persona puede negarse y puede revocar la autorización más adelante, en los términos del punto 12 de esta política.
La empresa cliente se obliga, al aceptar los términos del servicio, a no cargar datos de personas que no hayan sido informadas ni a inducir a nadie a autorizar bajo presión. Si Probanza detecta que una cuenta está usando la plataforma sin autorización de los titulares, puede suspenderla.
Hay un límite que conviene decir con franqueza: cuando la autorización llega como un documento que el cliente adjunta, Probanza guarda ese archivo pero no comprueba que la firma sea auténtica ni que la persona la haya dado libremente. Eso lo responde el cliente, que es el responsable del tratamiento. Si usted fue evaluado y no reconoce esa autorización, escríbanos: bloqueamos el proceso, se lo informamos al cliente y usted puede reclamar por el punto 17.
La autorización no convierte la verificación en un permiso ilimitado. Solo cubre las consultas necesarias para el proceso descrito, y solo mientras ese proceso y su evidencia estén vigentes.
7. Datos sensibles: qué excluimos por diseño y por qué
El artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 considera sensibles, entre otros, los datos que revelan origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Probanza no perfila ni evalúa ideología política, religión, orientación sexual, estado de salud ni afiliación sindical. No se preguntan, no se infieren, no se buscan y no aparecen en los informes.
La razón es doble. Primero, son datos sensibles y su uso indebido puede generar discriminación. Segundo, usarlos para decidir a quién se contrata es discriminación laboral y va en contra del Código Sustantivo del Trabajo y del derecho a la igualdad. Por eso la exclusión no es una configuración que el cliente pueda cambiar: está en el diseño del producto.
En consecuencia:
- Los cuestionarios de perfilación no contienen preguntas sobre esos temas. Miden integridad y riesgo de fraude en el trabajo, nada más.
- La revisión de perfiles públicos en redes sociales no busca ni reporta la ideología, la religión, la orientación sexual, la salud ni la actividad sindical de nadie.
- No se consultan historias clínicas, incapacidades, diagnósticos, resultados de exámenes médicos, pruebas de embarazo ni de consumo de sustancias.
- No se pregunta ni se registra el estado civil como criterio de evaluación, ni la existencia de hijos.
- Si una empresa cliente escribe información sensible en un campo de notas libres, eso es responsabilidad de esa empresa. Probanza no lo solicita ni lo usa, y puede eliminarlo si lo detecta.
El único dato sensible que Probanza trata es el dato biométrico de la verificación de identidad, y lo trata bajo estas condiciones:
- Solo con autorización expresa y específica de la persona, informándole que se trata de un dato sensible.
- Solo con una finalidad: confirmar que la persona es quien dice ser.
- Nunca para inferir características de la persona a partir de su rostro.
- Nunca es obligatorio. La persona puede negarse a entregarlo sin dar explicaciones, porque tratándose de datos sensibles la ley no permite obligar a nadie a autorizar.
Además, si la información penal, disciplinaria, fiscal o judicial de una persona incluye datos sensibles —por ejemplo detalles de salud dentro de un expediente— Probanza reporta únicamente el dato de existencia y estado del proceso que la fuente publica, sin reproducir esos detalles.
8. Cómo se reportan los hallazgos: indicios, no veredictos
Esta sección describe una regla de producto que también protege al titular.
- Probanza nunca afirma que una persona "está en una lista" ni que "tiene antecedentes". Reporta lo que la fuente respondió, con la fecha y la hora de la consulta.
- Cuando el nombre o el documento coinciden de forma parcial —el caso típico del homónimo— el resultado se reporta como "coincidencia parcial, requiere revisión manual". Nunca como una confirmación.
- Todo hallazgo automatizado es un indicio. No es una conclusión sobre la conducta ni sobre la honestidad de nadie.
- El puntaje que muestra la plataforma es una referencia de lectura, no una calificación de la persona ni una recomendación.
- Quien decide es el empleador, y su decisión queda registrada en la auditoría de la cuenta con usuario, fecha y hora.
Esta regla existe porque un falso positivo puede dañar de forma grave el buen nombre de una persona. La Corte Constitucional ha señalado, entre otras en las sentencias T-729 de 2002 y C-1011 de 2008, que el habeas data protege el derecho de la persona a que la información que circula sobre ella sea veraz, completa y actualizada, y que la información negativa no puede tratarse de manera indefinida ni descontextualizada.
Si usted es la persona evaluada y considera que un hallazgo del informe es de otra persona, está incompleto o está desactualizado, puede presentar un reclamo. Ver el punto 11.
9. Encargados del tratamiento
Para operar, Probanza se apoya en proveedores que tratan datos por cuenta suya y siguiendo sus instrucciones. Son encargados, no dueños de la información, y están obligados por contrato a guardar confidencialidad, a usar los datos solo para prestar el servicio contratado y a aplicar medidas de seguridad.
Las categorías de encargados son:
- Proveedores de alojamiento en la nube y de base de datos.
- Proveedores tecnológicos que consultan por medios automatizados las fuentes oficiales de acceso público y devuelven el resultado.
- Proveedores de verificación biométrica y prueba de vida.
- Pasarelas de pago autorizadas para operar en Colombia.
- Proveedores de correo transaccional y de mensajería para enviar invitaciones y avisos.
- Proveedores de medición de uso del sitio.
- Asesores contables, jurídicos y de auditoría, bajo deber de confidencialidad.
El titular puede pedir a datos@probanza.app la identidad de los encargados que estén tratando sus datos en un momento determinado, y Probanza se la informará.
10. Transferencia y transmisión de datos
10.1 Al cliente que pidió la verificación
El informe se entrega a la empresa cliente o a la persona natural que pidió la verificación, y solo a ella. No es una transferencia entre dos empresas: esa empresa era la responsable del tratamiento desde el principio y Probanza le entrega el resultado del trabajo que hizo por cuenta de ella. Como responsable, debe darle a esa información el mismo nivel de protección, usarla únicamente para su proceso de selección o de gestión de riesgo, y no divulgarla a terceros.
10.2 A autoridades
Probanza entrega información a autoridades administrativas o judiciales cuando exista un requerimiento legal en debida forma, y solo lo que ese requerimiento exija.
10.3 Fuera de Colombia
La operación misma está fuera de Colombia. Probanza la opera AssistProf LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida bajo las leyes del estado de Florida, Estados Unidos de América. No se trata de que algunos proveedores estén afuera: los datos salen del país desde que entran a la plataforma. Esto se dice aquí, y no en una nota al pie, porque es lo primero que usted debe saber antes de entregar un dato.
Frente a los datos de la persona evaluada, la empresa cliente es la responsable y AssistProf LLC es la encargada. Enviarle datos a un encargado que está en otro país es una transmisión internacional, no una transferencia. El Decreto 1377 de 2013 la permite cuando existe un contrato entre el responsable y el encargado con cláusulas de confidencialidad, seguridad y uso limitado a la finalidad contratada. Ese contrato hace parte de los términos que el cliente acepta al abrir la cuenta.
Frente a los datos de la cuenta del cliente, AssistProf LLC es la responsable. Ahí no hay entrega a un tercero: es tratamiento propio, hecho fuera de Colombia. Se informa para que quien abre la cuenta lo sepa antes de abrirla.
Los demás encargados —servicios de nube, correo y consulta de listas internacionales— también pueden operar servidores fuera del país, bajo el mismo esquema de contrato de transmisión.
La transmisión internacional está permitida cuando existe un contrato entre quien envía los datos y el proveedor que los recibe, con cláusulas de confidencialidad, seguridad y uso limitado, como lo exige el Decreto 1377 de 2013. Probanza suscribe ese tipo de contrato con sus proveedores.
Si en algún caso se tratara de una transferencia —es decir, si el destinatario pudiera usar los datos con autonomía y para fines propios— aplicaría el artículo 26 de la Ley 1581, que la permite cuando el país de destino ofrece niveles adecuados de protección o cuando el titular la autoriza de manera expresa. Al aceptar esta política, el titular autoriza esa transferencia solo para las finalidades del punto 5.7. No hay ninguna otra.
Probanza no afirma en qué país específico se encuentran los servidores de cada proveedor, porque eso puede cambiar. El titular puede pedir esa información a datos@probanza.app y se le responderá con el detalle vigente.
10.4 Lo que no hacemos
- No vendemos datos personales.
- No los cedemos a redes de publicidad ni a corredores de datos.
- No compartimos el informe de una persona con otra empresa cliente distinta de la que lo pidió.
- No alimentamos con estos datos ninguna base compartida de reputación entre empresas.
11. Derechos del titular
Como titular de sus datos personales, usted tiene los derechos que le reconocen el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. Son derechos suyos, son gratuitos y nadie tiene que darle permiso para ejercerlos.
La ley le permite ejercerlos tanto ante el responsable como ante el encargado. Es decir: si usted fue evaluado, puede escribirle a la empresa que lo evaluó o puede escribirnos directamente a nosotros. Si nos escribe a nosotros, esto es lo que pasa:
- Lo que Probanza puede resolver por sí misma, lo resuelve: decirle qué datos tenemos suyos, qué fuentes se consultaron, con qué fecha y hora, qué empresa lo pidió, entregarle copia de su informe y de la autorización registrada, marcar un hallazgo como reclamado y volver a consultar la fuente.
- Lo que le corresponde decidir a la empresa cliente —por ejemplo, si borra el informe que descargó o si sigue con el proceso— se lo trasladamos a ella dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y le decimos a usted con quién quedó su solicitud, con nombre y contacto.
- En ningún caso lo dejamos sin respuesta ni lo devolvemos a empezar de cero.
- Conocer. Saber si Probanza tiene datos suyos y cuáles son. Puede pedir copia del informe que se generó sobre usted, de las fuentes que se consultaron, de la fecha y hora de cada consulta, y de la autorización que quedó registrada. También puede saber qué empresa pidió la verificación.
- Actualizar. Pedir que sus datos se pongan al día cuando cambiaron. Por ejemplo, si un proceso judicial ya terminó o si la fuente oficial ya modificó el registro.
- Rectificar. Pedir que se corrija lo que esté equivocado, incompleto, inexacto o induzca a error. Incluye el caso del homónimo: si un hallazgo es de otra persona con nombre parecido, se corrige y se deja constancia.
- Solicitar la supresión. Pedir que sus datos se eliminen cuando el tratamiento no respete la ley o esta política, cuando ya no sean necesarios para la finalidad que los originó, o cuando usted revoque la autorización y no exista un deber legal ni contractual de conservarlos.
- Revocar la autorización. Retirar el permiso que dio. Ver el punto 12.
- Solicitar prueba de la autorización que usted otorgó, salvo cuando la ley no la exija para ese dato.
- Ser informado, cuando lo pida, sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por incumplimientos de la Ley 1581. Antes de acudir a la SIC, la ley exige haber presentado la consulta o el reclamo ante Probanza y haber agotado ese trámite.
- Acceder de forma gratuita a sus datos. Probanza no cobra por atender consultas ni reclamos.
- No ser obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni de datos de menores de edad.
Si usted es un candidato y no pasó el proceso, sus derechos siguen intactos. Puede pedir su informe completo, corregir lo que esté mal y solicitar que se supriman sus datos. Puede empezar por Probanza: nosotros le entregamos lo que tenemos y, si la decisión le corresponde a la empresa que lo evaluó, se lo trasladamos y le informamos. Usted no tiene que averiguar solo a quién dirigirse.
11.1 Quién puede ejercer estos derechos
- El titular, acreditando su identidad.
- Sus causahabientes, acreditando tal calidad.
- Su representante o apoderado, acreditando la representación.
- Quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.
Cuando se trate de datos de un menor de edad, la solicitud la presenta quien ejerza la patria potestad o la representación legal, y se atiende privilegiando el interés superior del niño.
12. Revocatoria de la autorización
El titular puede revocar en cualquier momento la autorización que dio, escribiendo a datos@probanza.app.
La revocatoria puede ser total o parcial. Puede referirse a todas las finalidades o solo a algunas: por ejemplo, retirar la autorización para recibir comunicaciones comerciales y mantener la del servicio contratado.
Efectos de la revocatoria:
- Probanza deja de hacer nuevas consultas sobre el titular de inmediato.
- Probanza le informa a la empresa cliente que la autorización fue revocada, porque es ella la responsable y tiene que actuar en consecuencia con la copia del informe que descargó.
- El titular deja de recibir comunicaciones para las finalidades revocadas.
- Se suprimen los datos cuya conservación ya no sea necesaria ni exigible.
Límite de la revocatoria: existen datos que Probanza debe conservar aun después de la revocatoria, porque hay un deber legal o contractual que lo obliga. Es el caso de la evidencia de la consulta ya realizada y de la autorización que la respaldó. Esa evidencia se conserva por el plazo del punto 13, se guarda con acceso restringido y no se usa para nuevas finalidades. Su único propósito es poder demostrar, ante el propio titular o ante una autoridad, qué se consultó, cuándo, quién lo pidió y con qué permiso.
Guardar esa evidencia protege también al titular: sin ella nadie podría reconstruir qué se hizo con sus datos ni reclamar por un uso indebido.
13. Conservación de la evidencia: 24 meses
Probanza conserva por veinticuatro (24) meses, contados desde la fecha de cada consulta, el registro de:
- La autorización del titular, con fecha y hora.
- Qué fuentes se consultaron y qué respondió cada una.
- El informe que se generó y su número.
- Qué cuenta y qué usuario pidieron la consulta.
- La decisión que registró el empleador en la plataforma, si registró alguna.
Por qué 24 meses:
- Para poder responderle al titular. Si alguien pregunta o reclama meses después, Probanza necesita el registro para explicarle qué se consultó y con qué permiso. Sin evidencia no hay cómo atender el derecho a conocer.
- Para poder demostrar que hubo autorización. La Ley 1581 obliga al responsable —es decir, a la empresa cliente— a conservar copia de la autorización que le dio el titular. Probanza la guarda por cuenta de ella, para que ambas puedan demostrar que la consulta tuvo permiso. Si esa prueba se borra, nadie puede acreditarlo, y el perjudicado también puede ser el titular.
- Para atender requerimientos de la SIC o de un juez. Una investigación o un proceso puede referirse a hechos de meses atrás.
- Para responder por el servicio ante el cliente, conforme a la Ley 1480 de 2011.
- Porque 24 meses es un plazo acotado. Es suficiente para los fines anteriores y a la vez corto: la información negativa no puede conservarse de forma indefinida, según los criterios de la Corte Constitucional en materia de habeas data.
Al cumplirse los 24 meses, la evidencia se elimina o se anonimiza de forma que no pueda asociarse con una persona identificable. Probanza puede conservar por más tiempo, y solo por el plazo que la norma exija, los datos de facturación y contabilidad de la empresa cliente, y cualquier información que esté cubierta por una orden de autoridad competente.
Los datos biométricos no se conservan 24 meses. Se usan para confirmar la identidad y, una vez confirmada, se conserva el resultado de la verificación —si coincidió o no, con fecha y hora— y no la imagen. Probanza elimina las imágenes de rostro y de documento tan pronto termina la verificación.
14. Vigencia de las bases de datos
Las bases de datos de Probanza permanecerán vigentes mientras la empresa desarrolle su objeto social y mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política.
Dentro de esa vigencia general, cada tipo de dato tiene su propio periodo:
- Datos de la cuenta de la empresa cliente: mientras la cuenta esté activa, y hasta dos (2) años después de su cierre para atender reclamaciones. Los soportes contables, tributarios y comerciales se conservan por el plazo que exija la ley, que en materia contable y mercantil puede llegar a diez (10) años.
- Evidencia de consultas e informes: veinticuatro (24) meses desde la consulta, sin importar si la cuenta sigue activa.
- Imágenes biométricas: solo durante la verificación; se eliminan al terminarla. Del resultado queda constancia, no la imagen.
- Certificados y resultados de Equipo Seguro: mientras el certificado esté vigente, más el ciclo anual siguiente, para poder acreditar la capacitación ante una auditoría.
- Reportes del canal de denuncias: por el tiempo que dure la investigación interna de la empresa cliente y hasta un (1) año después de su cierre.
- Registros de auditoría técnica: veinticuatro (24) meses, el mismo plazo de la evidencia a la que se refieren.
- Mensajes de soporte: hasta veinticuatro (24) meses después de cerrado el caso.
Sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que administra la SIC: no todos los responsables están obligados a registrarse, porque la obligación depende del tipo de entidad y del tamaño de sus activos. Cuando Probanza esté obligada, registrará sus bases de datos en los términos de la Circular Externa 002 de 2015 y de las normas que fijan quiénes deben hacerlo. La empresa cliente debe revisar por su cuenta si el deber de registro le aplica a ella como responsable de los datos de las personas que evalúa.
15. Seguridad de la información
Probanza aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos y evitar su pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración. Entre otras:
- Cifrado de la conexión con el sitio y con la aplicación (HTTPS).
- Cifrado de la información almacenada, con los mecanismos que ofrece la infraestructura donde se aloja la base de datos y los archivos.
- Contraseñas guardadas con funciones de un solo sentido: no se pueden recuperar, solo restablecer. Nadie en Probanza puede verlas.
- Separación lógica de la información: cada empresa cliente solo puede ver sus propios datos, mediante controles de acceso que aíslan la información de cada cuenta.
- Acceso por perfiles y con el mínimo privilegio necesario. Nadie tiene acceso a un dato que no requiera para su trabajo.
- Registro de auditoría de quién consultó qué y cuándo, tanto de los usuarios del cliente como del personal de Probanza.
- Copias de respaldo y procedimientos de recuperación.
- Acuerdos de confidencialidad con el personal, los contratistas y los encargados.
- Eliminación de la información al cumplirse los plazos de conservación.
Si ocurre un incidente que afecte la seguridad de datos personales, Probanza lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a las instrucciones vigentes, e informará a los titulares afectados cuando el incidente pueda representarles un riesgo.
Ningún sistema es completamente invulnerable. Probanza se compromete a aplicar medidas razonables y a informar con transparencia si algo falla. No promete seguridad absoluta, porque nadie puede prometerla, y no declara contar con certificaciones que no tenga.
El titular y el usuario de la empresa cliente también tienen un papel: cuidar su contraseña, no compartirla, activar el doble factor cuando esté disponible y avisar a Probanza si sospecha que alguien accedió a su cuenta.
16. Área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos
El área encargada de atender el ejercicio de los derechos de los titulares es el área de Protección de Datos Personales de AssistProf LLC.
- Correo electrónico: datos@probanza.app
- Domicilio para correspondencia física: Bogotá D.C., Colombia. Quien necesite radicar un documento en físico puede solicitar por correo electrónico la dirección y el horario de radicación.
Este es el canal oficial y único para consultas y reclamos de datos personales. Escribir por otros medios —redes sociales, soporte comercial, chat— puede retrasar la respuesta, porque los plazos legales se cuentan desde que la solicitud llega al canal oficial.
17. Procedimiento para ejercer los derechos
17.1 Consultas: 10 días hábiles
Una consulta es una solicitud de información: conocer qué datos tiene Probanza sobre usted, pedir copia de su informe, saber qué se consultó, qué empresa lo pidió o cuál es el uso que se le ha dado a sus datos.
Cómo presentarla:
- Envíe un correo a datos@probanza.app con el asunto "Consulta datos personales".
- Incluya sus nombres y apellidos completos, y su tipo y número de documento.
- Adjunte una imagen de su documento de identidad o el medio que permita verificar que usted es el titular. Esto protege sus datos de que alguien más los pida en su nombre. Esa imagen se usa solo para confirmar que es usted y se elimina cuando termina el trámite.
- Explique en pocas palabras qué información necesita.
- Indique un correo o un teléfono donde recibir la respuesta.
Plazos: Probanza responde en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo de la consulta. Si no es posible responder en ese plazo, Probanza informará al interesado antes de que se venza, explicando el motivo y la fecha en que responderá, que en ningún caso pasará de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17.2 Reclamos: 15 días hábiles
Un reclamo es una solicitud de acción: corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización, o poner de presente un posible incumplimiento de la Ley 1581.
Cómo presentarlo:
- Envíe un correo a datos@probanza.app con el asunto "Reclamo datos personales".
- Incluya sus nombres y apellidos, tipo y número de documento, y la forma de contactarlo.
- Describa con claridad los hechos y qué pide concretamente: qué dato está mal, cuál es el dato correcto, o qué quiere que se suprima.
- Adjunte los documentos que respalden su reclamo, si los tiene. Por ejemplo, la constancia de una entidad oficial que muestre que el proceso ya terminó, o un documento que acredite que el hallazgo corresponde a otra persona.
Trámite y plazos:
- Si el reclamo está incompleto, Probanza le pedirá subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes a recibirlo. Si pasan dos (2) meses sin que usted aporte lo pedido, se entiende que desistió del reclamo.
- Si el reclamo no le corresponde a Probanza, se lo trasladará a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y le informará de ese traslado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la anotación "reclamo en trámite" junto al dato objeto del reclamo, y esa anotación se mantendrá hasta que el reclamo se decida.
- El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo.
- Si no es posible atenderlo en ese plazo, Probanza le informará antes del vencimiento los motivos y la nueva fecha, que no podrá pasar de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17.3 Cuando el dato equivocado está en la fuente oficial
Si el reclamo se refiere a un dato que Probanza tomó de una entidad pública y que en esa entidad aparece equivocado, Probanza:
- Marca el hallazgo como reclamado en el informe y en la plataforma.
- Vuelve a consultar la fuente para verificar el estado actual y actualiza el resultado si la fuente ya cambió.
- Le explica al titular cuál es la entidad que administra ese registro y ante quién debe pedir la corrección de origen, porque Probanza no puede modificar registros de terceros.
- Informa a la empresa cliente que recibió el informe que el hallazgo está en reclamo o fue corregido, para que su decisión no se apoye en información errada.
17.4 Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio
Si usted no está de acuerdo con la respuesta de Probanza, o si no le respondimos en los plazos indicados, puede presentar una queja ante la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio. La ley exige agotar primero el trámite ante Probanza.
18. Aviso de privacidad
Cuando no sea posible poner esta política completa a disposición del titular en el momento de recoger sus datos, Probanza le entregará un aviso de privacidad corto que indicará quién es el responsable, cómo contactarlo, las finalidades del tratamiento, los derechos del titular y el lugar donde puede consultar esta política completa. La política siempre estará disponible de forma permanente y gratuita en probanza.app.
19. Datos de menores de edad
Probanza no está diseñada para verificar menores de edad y no ofrece ese servicio. La plataforma es para procesos de contratación de personas mayores de edad.
Si por error se cargan datos de un menor, se suprimirán tan pronto se detecte. Cualquier tratamiento excepcional de datos de un menor requiere la autorización de su representante legal, debe respetar el interés superior del niño y sus derechos fundamentales, y debe tener en cuenta su opinión.
20. Canal de denuncias
El canal de denuncias es una herramienta que la empresa cliente pone a disposición de su propio equipo y que puede usarse de forma anónima.
- Si la persona escoge el modo anónimo, Probanza no le pide ni le muestra al cliente su identidad. Vale advertir algo con honestidad: el sistema no registra quién escribió, pero si el relato incluye detalles muy específicos, el contenido mismo puede dejar en evidencia a la persona. Eso no lo puede evitar ninguna plataforma.
- El contenido del reporte lo administra la empresa cliente, que es responsable de lo que haga con él.
- Probanza recomienda a sus clientes no usar este canal para recolectar datos sensibles y recuerda que las represalias contra quien denuncia están prohibidas.
- Si un reporte anónimo incluye datos de terceros, esas personas conservan íntegros sus derechos y pueden ejercerlos ante Probanza y ante la empresa.
21. Cambios en esta política
Probanza puede modificar esta política. Cualquier cambio sustancial en las finalidades del tratamiento o en la identidad del responsable se comunicará a los titulares antes de aplicarlo, por correo electrónico o mediante un aviso visible en la plataforma, y cuando la ley lo exija se solicitará una nueva autorización.
La versión vigente estará siempre publicada en probanza.app con su fecha.
22. Vigencia
Esta política de tratamiento de datos personales entra en vigencia el 21 de julio de 2026 y rige de manera indefinida hasta que sea modificada o sustituida por una versión posterior.
Las bases de datos de AssistProf LLC estarán vigentes mientras la sociedad desarrolle su actividad y mientras los datos sean necesarios para las finalidades descritas, con los periodos de conservación específicos señalados en los puntos 13 y 14.
Probanza publica otros dos documentos: los términos y condiciones, que son el contrato con la empresa cliente, y la política de privacidad, que explica la operación del sitio, las cookies y los proveedores. Si alguno de esos dos parece contradecir esta política en materia de derechos del titular de los datos, prevalece esta.
AssistProf LLC. Florida, Estados Unidos de América. Responsable de los datos de la cuenta de sus clientes y encargada de los datos de las personas evaluadas. Contacto para datos personales: datos@probanza.app. Vigente desde el 21 de julio de 2026.
Carlos Mendoza · C.C. 1.023.•••.•••
